請求書の発行とその入金確認を一つのソフトでやろうと
思うと、恐らく販売管理ソフトを使う必要がでてきます。
請求書を発行するソフトが請求書と見積書を作る機能だけの場合、
入金管理をどうするのか？が問題になります。
方法は三つ。
①請求書の控えを印刷して、それに入金日を書いて○済の文字を入れて
未入金の請求書と入金済みの請求書を分けておく。
②Excelで管理する
③何かしらの帳面をつける
のどちらかになるかと思います。
①の欠点は売掛金の残高が分からないということと、請求書を2部出し
一部保存するので、紙の無駄と保存するスペースの無駄が出てきます。
②の場合はデータの二度打ちが出てきてしまい、事務効率的に無駄が
でてきます。
③会計ソフトを使えば、売掛金の残高も分かりますが、会計ソフトを
使うことにより経理の負担が重くなります。
Accessであれば、使う機能のみデータベースを作成すればいいので、
請求書発行ソフトに入金管理の機能を付けて、販売管理ソフトより
は機能は劣るが使う機能に特化したソフトが作れます。
更にAccessはマルチアクセスができるので、見積書と請求書のデータを
各担当者間で共有することもできます。データを一つにまとめることで
更なる事務作業の効率化が図れます。